Met deze praktische stappen zorg je voor een inclusievere afdeling Communicatie

De aandacht gaat daarbij vaak naar BIAS, een onbewust vooroordeel. Maar wat zijn de patronen die de oorzaak zijn van die BIAS? En hoe zorgen we ervoor dat we daadwerkelijk inclusief handelen?

Dat zijn vragen waar veel organisaties, waaronder NU.nl, mee te maken hebben en die vragen om de daad bij het woord te voegen.

“Ik moedig al onze journalisten aan om eigen verwondering mee te nemen naar redactievergaderingen. Goede journalistiek kan in je eigen achtertuin beginnen. En dat levert regelmatig interessante verhalen op. Maar we moeten ook eerlijk zijn. Veel van onze achtertuintjes lijken op elkaar.”

Aldus Gert-Jaap Hoekman, hoofdredacteur van NU.nl.

Aan de hand van negen stappen is inclusieve communicatie en inclusief handelen door te voeren in organisaties, afdelingen en personen.

De eerste stap: Zelfreflectie

Om diversiteit te stimuleren, is zelfreflectie essentieel. Ook binnen de afdelingen Communicatie lijken de achtertuintjes namelijk vaak op elkaar. Om jezelf echter scherp onder de loep te kunnen nemen, is het volgens Erwin van Overloop – directeur van Vonk – belangrijk om de mogelijke drempels voor inclusieve interne communicatie vooraf in kaart te brengen:

• Diversiteit binnen de afdeling: verschillende achtergronden hebben ieder een eigen invloed op de communicatie. Een kritische inventarisatie van de samenstelling van het team en onderzoek naar de samenstelling en denkpatronen hiervanis dan ook noodzakelijk. Evenals het erkennen van de neiging om onderwerpen vanuit een specifieke achtergrond te benaderen.
• Diversiteit in onderwerpen: diversiteit moet niet alleen in de samenstelling van het team worden nagestreefd, maar ook in de onderwerpen die worden behandeld. Analyseer of de gekozen onderwerpen diversiteit weerspiegelen, houd rekening met diverse regio’s en feestdagen en vergeet bovenal de timing van communiceren niet.
• Diversiteit in representatie: een kritische analyse van welke mensen en groepen worden gerepresenteerd, zorgt voor inclusie en vermijdt stereotype beeldvorming. Beoordeel wie aan het woord komt en in beeld is in de communicatie-uitingen en zorg voor diverse beelden en symbolen.
• Voorkomen van framing: voorkom dat bepaalde groepen onbedoeld gestereotypeerd worden in communicatie-uitingen. Framing moet bewust worden vermeden. Analyseer de representatie van gender, etniciteit en achtergrond om vooroordelen te vermijden en inclusieve representatie te waarborgen.
• Opinion leaders: bestudeer wie actief bijdraagt aan interne discussies en hoe deze bijdragen worden ontvangen. Dit geeft inzicht in mogelijke bevooroordeelde reacties. Onderzoek actieve deelname op interne sociale media en overweeg mogelijke beïnvloeding door achtergrond bij reacties en participatie.

Figuur 1: verschillende vormen van diversiteit

Acht praktische vervolgstappen naar een inclusieve afdeling

Na de eerste stap van zelfreflectie, zijn er acht vervolgstappen die kunnen helpen:

1. Teamgesprek: Faciliteer een open gesprek over de diversiteit binnen het team. Het stellen van vragen stimuleert bewustwording en dialoog. Reflecteer op de diversiteit en affiniteiten binnen de afdeling. Stel vragen om na te denken over de contentstrategie en de huidige diversiteit.
2. Bewuste contentkeuze: Bij de selectie van onderwerpen en experts kan bewust rekening gehouden worden met diversiteit. Integreer deze vervolgstap tijdens het opstellen van de contentkalender en kies voor diverse experts met kennis over uiteenlopende onderwerpen. Zo bevorder je de inclusiviteit binnen je organisatie.
3. Evenementen en bijeenkomsten: Ga na of evenementen inclusief zijn, zowel in planning als catering. Vermijd het plannen tijdens speciale dagen en let op de behoeften van alle doelgroepen. Controleer het cateringbeleid op inclusiviteit. Zijn er veganistische hapjes? Is het makkelijk om iets niet-alcoholisch te drinken?
4. Inclusief taalgebruik: Inclusief taalgebruik draagt bij aan het respecteren van alle groepen binnen de organisatie. Pas taalgebruik aan om stereotypes te vermijden en gebruik checklists voor inclusief taalgebruik. Deze zijn ook handig om de bewustwording te vergroten.
5. Diverse steunzenders: Steunzenders kunnen een waardevolle rol spelen in het doorbreken van gewoontes en leveren diverse perspectieven op. Creëer bijvoorbeeld eens een pool van ambassadeurs en interne journalisten die ieder een andere kijk hebben. Of richt een klankbordgroep op voor reflectie en tips. Zo’n groep leent zich om tot constructieve feedback te komen.
6. Diverse beeldbank: Een diverse beeldbank is essentieel om inclusiviteit te weerspiegelen. Niet alleen een brede selectie aan foto’s draagt hieraan bij, maar ook een divers team aan fotografen en filmmakers kan leiden tot meer representatieve beelden.
7. Bewust personeelsbeleid: Een bewust personeelsbeleid is cruciaal voor een divers communicatieteam. Actief scouten naar divers talent en begrijpen dat inclusie een bredere scope kent zijn sleutelfactoren. Binnen communicatieafdelingen wordt bijvoorbeeld heel nadrukkelijk op taalvaardigheid geselecteerd, waardoor mensen afvallen die wellicht weer andere kwaliteiten kunnen toevoegen aan het team. Implementeer actief beleid om de diversiteit van het communicatieteam te vergroten.
8. Toegankelijke werkruimte: De ruimte waarbinnen de afdeling werkt kan bepaalde groepen afschrikken. Door aandacht te schenken aan de behoeften en wensen van neurodiverse collega’s, kun je tot een omgeving komen waarin iedereen het naar diens zin heeft.

Tot slot

Inclusie is een benadering die organisaties moet doordringen. Hoewel diversiteit binnen de communicatieafdeling een belangrijke stap is, zijn ook een inclusieve bedrijfscultuur en een inclusief HR-beleid vereist.

Werk zelf aan diversiteit en inclusie binnen jouw organisatie!