Iedereen in je organisatie is communicatieprofessional geworden. Nou ja. Bij wijze van spreken dan. Er wordt sneller gecommuniceerd. En er wordt vooral véél meer communicatie gemaakt buiten de communicatieafdeling. Hoe help je collega’s en AI om dat goed te doen? Het antwoord: een kwaliteitssysteem waarin je vakkennis expliciet is gemaakt en dat beter wordt naarmate collega’s het gebruiken.
Zorg dat collega’s zelf goed kunnen communiceren
Als we willen dat de hele organisatie met AI beter gaat communiceren, moeten we onze vakkennis explicieter maken. We moeten vastleggen wat wij onder goede communicatie verstaan.
Dat doen we niet omdat je het zelf nooit meer gaat doen. Ook niet omdat je collega’s het net zo goed kunnen. We doen het omdat we niet kunnen voorkomen dat er meer communicatie buiten de afdeling wordt gemaakt. Wat mij betreft is het beste wat je kunt doen: je collega’s helpen om het zo passend mogelijk bij de organisatie te doen.
Een schrijfwijzer is niet genoeg
Dat pakken we nog niet handig aan. In veel organisaties zie ik een schrijfwijzer. Daarin staat bijvoorbeeld dat communicatie toegankelijk, persoonlijk en duidelijk moet zijn.
Wat moet een collega die een intranetbericht wil maken daarmee? En nu ook belangrijk: wat moet AI ermee?
Haal je communicatiekennis uit je hoofd
We moeten onze communicatiekennis uit ons hoofd halen en in een systeem stoppen. Nee, ik bedoel niet een document van 83 pagina’s met de titel Richtlijnen verantwoord communiceren met generatieve AI versie 4.2 definitief DEFINITIEF. Ik bedoel iets waar mensen daadwerkelijk mee kunnen werken. Zo’n systeem bevat:
- Spelregels: een plek waar staat wat wel en niet mag met AI.
- Voorbeelden en instructies: je leest niet alleen “schrijf begrijpelijk”, maar ziet ook wat begrijpelijk bij jullie betekent.
- Maatwerk: de instructies zijn uitgewerkt voor verschillende functies en communicatietaken.
- Skills: als je organisatie al wat verder is, maak je skills waarin complete werkwijzen zijn vastgelegd.
- Agents: zij helpen je collega’s bij specifieke communicatietaken en gebruiken jullie regels en kwaliteitscriteria.
- Kwaliteitscriteria: checklists of scoringsmodellen leggen vast wat goed is.
Zo geef je collega’s én AI toegang tot jullie communicatiekennis.
Geef iemand eigenaarschap
Dan komt het minst spannende onderdeel: dit is nooit klaar. Een voorbeeld raakt verouderd. Je collega’s ontdekken zelf een werkwijze die veel beter werkt. En over drie maanden kan de AI-tool die jullie gebruiken iets wat vandaag onmogelijk is.
Daarom is eigenaarschap het belangrijkste onderdeel van zo’n kwaliteitssysteem. Dat vraagt antwoord op drie vragen:
- Wie houdt het systeem bij?
- Wie beslist dat een instructie, skill of agent aangepast moet worden?
- Wie kijkt welke toepassingen collega’s echt gebruiken en hoe dat gaat?
Is het antwoord “communicatie”? Dan zijn we er nog niet. Ik wil een naam. Zo ben ik, lekker streng.
Maak van iedere fout input
Bouw ook een feedbackloop in het kwaliteitssysteem. Dat zie ik bijna nergens. Stel dat honderd collega’s dezelfde skill gebruiken. Twintig van hen corrigeren steeds dezelfde fout in de output. Dan heb je ineens twintig signalen om het systeem te verbeteren. Je past de instructies aan, test opnieuw en kijkt of het beter wordt.
Zo krijg je iets wat een traditioneel communicatiehandboek bijna nooit was: een systeem dat beter wordt doordat mensen het gebruiken.
Aan de slag
Dit zijn de stappen op een rij:
- Leg vast wat goed is.
- Bepaal de grenzen.
- Verzamel de beste voorbeelden.
- Maak instructies en werkwijzen herbruikbaar.
- Bouw waar zinvol skills en agents.
- Geef iemand eigenaarschap.
- Zorg dat iedere ervaring het systeem een beetje beter maakt.
Werk aan de winkel! Wat heb jij al staan en welke onderdelen ga jij de komende tijd oppakken? Deel je ervaring in de reacties.
——-
Over de auteur
Kim Pot is AI-strateeg, spreker en auteur met een achtergrond in communicatie. Ze helpt organisaties en teams om AI op een passende manier in te zetten, met een focus op AI-adoptie binnen teams. Met scherpe analyses en humor laat ze zien welke kansen en risico’s AI biedt voor communicatieprofessionals.
——
Lunchwebinars: AI updates | Gratis voor leden
Vier keer per jaar praat AI-expert Kim Pot je tijdens de Logeion AI Update in één uur bij over ontwikkelingen in AI die relevant zijn voor communicatieprofessionals. Iedere editie staat een ander actueel thema centraal. Je hoeft eerdere edities niet te hebben gevolgd: elke AI Update is afzonderlijk te volgen. De eerst volgende AI update vind plaats op 9 november en leden van Logeion nemen gratis deel. Schrijf je in voor dit lunchwebinar.
