Een jaar online participatie, wat hebben we geleerd?
Een jaar geleden schakelden we allemaal vrij abrupt over op online onderwijs, werk en participatie. Een jaar zonder persoonlijk contact, zonder bijeenkomsten, werkateliers of keukentafelgesprekken. Maar ook een jaar van een razendsnelle digitale transformatie. Als participatie-experts hadden we een hele steile leercurve. Maar welke inzichten hebben we nu precies opgedaan? Ik neem je mee langs mijn belangrijkste leerpunten van de afgelopen 12 maanden.
Een goed begin is het halve werk
Onder druk van de omgevingswet lijkt iedereen ondertussen aan het participeren geslagen. Maar als je niet echt iets wilt doen met het antwoord, dan moet je misschien de vraag niet stellen. Dat lijkt een open deur, maar er blijken veel verschillende ideeën te leven over wat participatie nu precies ís Een participatiestrategie kan dan het verschil maken. Zo’n strategie helpt je om per vraagstuk te bepalen of je vooral informatie wilt ophalen, plannen wilt toetsen of alleen begrip wilt kweken. Idealiter leg je zelfs in de gemeenteraad vast welke ruimte er is voor de omgeving om zelf bij te dragen. Zo voorkom je teleurstellingen en verhoog je de kans op een zinvol participatietraject. Offline én online.
Vier soorten participatieplatformen
Dat participatie dus voor iedereen iets anders betekent, werd voor ons bij Mett (softwareontwikkelaar voor communities, sociaal intranet en participatiewebsites) het afgelopen jaar duidelijk. Wij zagen in de praktijk vier soorten participatieplatformen ontstaan:
- De “klassieke” projectwebsite waar één project centraal staat en waarbij de overheid als initiatiefnemer vooral informatie wil ophalen en plannen wil toetsen.
- De themawebsite, bijvoorbeeld rondom duurzaamheid of de energietransitie. Hier lijkt de insteek vaak te zijn om de geesten rijp te maken voor het thema en is er ruimte voor inwoners en ondernemers om vrijuit mee te denken over concrete en abstracte plannen.
- De bottom-up website is een podium voor initiatieven, waarbij inwoners, ondernemers en maatschappelijke partijen zelf aan de slag gaan met hun ideeën. De gemeente faciliteert en zorgt ervoor dat levensvatbare ideeën hun weg vinden naar de formele besluitvorming.
- De multi-project website waarbij een gemeente ruimte schept voor verschillende initiatieven en initiatiefnemers.
Vooral die laatste vorm biedt veel ruimte om kennis die bij vorige trajecten is opgedaan te gebruiken. En inwoners en stakeholders die al eens eerder bij zo’n traject betrokken zijn geweest weten al wat ze ongeveer kunnen verwachten. Dat geeft vertrouwen voor een volgend traject.
Aandacht en betrokkenheid
Vertrouwen is trouwens een sleutelwoord. Als inwoners vertrouwen hebben in de afzender, in het proces en in de goede afloop volgt interactie meestal vanzelf. Dat kun je nog eens stimuleren door aandacht te vragen en te geven. Want de kans dat jij spontaan in contact komt met je doelgroep is afgelopen jaar een stuk kleiner geworden. Geen praatje op de markt, geen lezingen of inloopavonden meer. Daarmee is ook de kans dat jouw doelgroep spontaan op je website belandt erg teruggelopen.
Persoonlijk contact is dan dus belangrijk. Maar hoe doe je dat als je allemaal achter een raampje zit? Door jezelf zichtbaar te maken. Met een foto, filmpje en échte contactgegevens (dus niet projectteam). Er zijn meer tips om de online drempel te verlagen:
- Kies een handige url en gebruik vertrouwde symbolen zoals het logo en de huisstijlkleuren, zodat bezoekers op de website meteen vertrouwen hebben in de afzender.
- Maak het supermakkelijk om te reageren, met een poll, like, ster of keuze voor een stelling. Belangrijke afweging hierbij is of je alleen maar meningen wilt peilen of ook echt in gesprek wil met de bezoekers. In dat geval is het aanmaken van een profiel haast onvermijdelijk.
- Laat wat van je horen, zet meerdere kanalen in en geef jouw ambassadeurs alle ruimte om hun (en jouw!) verhaal te vertellen. Het blijft behelpen met nieuwsbrieven, filmpjes op social media, Stories op Instagram of webinars, maar met aandacht komt betrokkenheid.
SCRUM-participatie
Wat ons dit jaar ook opviel is de opkomst van een fenomeen wat wij SCRUM-participatie zijn gaan noemen. Kort-cyclische participatiemomenten, waarbij de doelgroep op meerdere manieren kan participeren, gevolgd door een snelle terugkoppeling en de uitnodiging om verder te praten over de resultaten. Geen participatie als pauzenummer dus, maar doorlopend contact en hoge betrokkenheid van de stakeholders. Dat lijkt heel aantrekkelijk, maar zorg wel dat de organisatie daar ook klaar voor is.
Online, tenzij
En tot slot merk ik dat deze hele coronaperiode het werkveld van participatie compleet heeft veranderd. Online is een blijvertje. En ook de usual suspects blijven van de partij. Die blijken online net zo makkelijk mee te praten als offline, corona of niet. Het grote verschil is dat onze klanten online veel meer en veel jonger publiek bij hun plannen weten te betrekken. Maar als de lockdowns straks verleden tijd zijn en we elkaar weer in het echt mogen ontmoeten, zullen we weer op zoek gaan naar een nieuw evenwicht. Een situatie waarin wat mij betreft een participatieplatform de start en hart is van elk participatietraject. Een traject waarin bewonersbijeenkomsten worden gecombineerd met online burgerpeilingen. En waar zowel de usual suspects als de jongere doelgroepen weten waar ze moeten zijn om mee te praten over hun omgeving.