Eveline van Dieten: 'Soms piept en kraakt het, dan maken we even pas op de plaats'
In de serie Logeion-leden aan het werk deze keer aandacht voor Eveline van Dieten, manager communicatie Haaglanden Medisch Centrum. Net als veel andere vakgenoten heeft zij, samen met haar team, ieder uur van de dag te maken met de impact van het coronavirus. We zijn haar dankbaar dat zij tijd vrij kon maken om een aantal van haar ervaringen met ons te delen.
Q: Eveline, jij leidt het communicatieteam van het Haaglanden Medisch Centrum. Dit zijn ongekende tijden, kun jij beschrijven hoe de dagen van jou en je team eruit zien? En ik neem aan dat jullie niet vanuit huis werken?
A: “Het zijn gekke, intensieve tijden. We maken lange uren, ook in de avond en het weekend, met het hele team. We werken intensiever dan ooit samen met veel collega’s in het ziekenhuis. Die samenwerking is stimulerend: je gaat er echt samen voor om deze crisis het hoofd te bieden en om ondanks alles zo goed mogelijke zorg te bieden en hier helder over te communiceren in de organisatie en naar buiten. Soms, na weer een lange dag, vind ik het zwaar. Maar toch: het is ook mooi om zó relevant bezig te zijn! En heel bijzonder om van zo dichtbij bij te dragen aan dit proces waar alles nu om draait in Nederland.
Als ik het ziekenhuis binnenkom, voel ik me soms bevreemd. Dan zie ik de lege centrale hal, merk ik hoe we in de gangen en vergaderruimtes om elkaar heen slalommen, en dringt in volle omvang tot me door welke heftige taferelen zich ondertussen op de afdelingen afspelen. Je voelt de urgentie in het overleg met het Crisisbeleidsteam. Dat is bijzonder. En ook spannend. Het doet er meer dan ooit toe dat medewerkers weten wat er speelt, de juiste maatregelen kennen en naleven, dat we eenduidig en helder communiceren, dat we onrust bezweren. En dat we patiënten en bezoekers goed op de hoogte houden van alle veranderingen waar ze mee dealen. We krijgen hier veel begrip voor en hartverwarmende steunbetuigingen, dat is echt bijzonder en geeft iedereen in huis de moed om door te gaan.”
Q: Jullie hadden ongetwijfeld crisisplannen en manuals op de plank liggen. Zijn die nog relevant bij een crisis van deze omvang?
A: “Gelukkig waren we voorbereid op een crisis en hadden we recent nog geoefend. Maar wat zich nu afspeelt, is natuurlijk ongekend. Het is essentieel dat je als team elkaar goed weet vast te houden. Dat is een uitdaging voor iedereen die nu thuiswerkt. Maar voor communicatieteams die in het oog van de crisis werken, is dit extra belangrijk. Ik vind het fantastisch wat mijn team nu neerzet. Iedereen is gedreven, ook de mensen die nota bene op 1 maart begonnen, die vielen met hun neus wel erg in de boter. We voelen allemaal de noodzaak en we gaan ervoor. Door in shifts te werken en steeds te zorgen voor een achterwacht proberen we te zorgen dat iedereen wel toekomt aan de broodnodige ontspanning.
Soms piept en kraakt het, en dan maken we even pas op de plaats: waar staan we, wat is er nodig om elkaar goed te begrijpen, hoe nemen we spanning bij onszelf of in de organisatie weg? En ook: hebben we onze prioriteiten helder? Want elke dag kent wel een onverwachte wending of versnelling, waardoor je eerdere communicatie moet aanpassen of snel moet communiceren over een nieuwe maatregel.”
Q: Naast de inhoud van de communicatie is ook het proces enorm belangrijk. Hoe verloopt dat, van wie krijgt een ziekenhuis de richtlijnen en hoe maak je communicatie op maat voor de patiënten en zorgverleners op jullie locatie?
A: “We hebben een heldere communicatiestructuur opgesteld in huis, dat was even zoeken maar nu hebben we duidelijk welke informatie we breed delen en hoe we die gestroomlijnd binnenkrijgen. Dat is echt onmisbaar, want het is onvoorstelbaar hoe steeds weer nieuwe informatie op iedereen, en dus helemaal op communicatie, afkomt. Elke dag hebben we twee keer een telefonische call waarin we de acties doorlopen en prioriteiten stellen. Zo reageerden we eerst op sociale media op elk leuk initiatief, maar zijn we dat nu gaan bundelen om de handen vrij te houden voor de crisiscommunicatie. In de call wisselen we ook de informatie uit die de communicatieadviseurs meenemen uit de diverse crisisteams waarin we deelnemen. Dit houdt ons goed scherp. En met de online vrijmibo gaan we dan toch weer ontspannen.”