Communiceren in tijden van 'social distancing'

Communiceren in tijden van 'social distancing'

9 april 2020 - door Peter van Leeuwen - 1 reactie

Blog Peter Online lesgeven 705x220.jpg

Inmiddels is het tot iedereen goed doorgedrongen: houd afstand zodat het coronavirus zich niet verder verspreidt. Maar wat betekent dit voor voor besturen en scholen? En hun communicatie met teamleden, ouders en leerlingen? In dit artikel vind je 7 tips voor jouw communicatie in deze bijzondere tijd.

Onlangs hoorden we van het kabinet dat de huidige regels met betrekking tot bestrijding van het coronavirus zijn verlengd tot minstens 28 april. Deze beslissing heeft ook directe impact op het onderwijs. De meivakantie meegerekend zullen de scholen nog zeker vier weken gesloten blijven en hun onderwijs op afstand blijven verzorgen.

Communicatie op afstand
Niet alleen het onderwijs is op afstand. Dat geldt ook in grote mate voor onze communicatie. Bepaalde zaken die normaliter tot ons communicatie-instrumentarium behoren, krijgen nu een ander belang. Denk bijvoorbeeld aan non-verbale communicatie. In een ‘normale’ situatie wordt ruim 90 procent van onze communicatie bepaald door non-verbale aspecten zoals lichaamshouding, gezichtsuitdrukkingen, handgebaren enzovoort. Nu we elkaar grotendeels spreken via schermpjes van telefoons en laptops krijgen we hier minder van mee. Aan de andere kant krijgen we wel meer gevoel bij de privésituatie van onze gesprekspartners. We zien een glimp van hoe ze wonen, welke kleding ze thuis het liefste dragen en hun meerledige taak als ouder, partner, thuisleerkracht en werknemer/ondernemer bijvoorbeeld. Kortom, de nieuwe omstandigheden vragen om een andere communicatiestrategie. Zowel intern als extern.

De ingrediënten
In de breed gewaardeerde speeches die we recent hebben gezien van onze minister-president en de koning was een viertal uitgangspunten duidelijk herkenbaar:

  • zacht in meelevendheid;
  • hard op de inhoud;
  • oplossingsgericht;
  • met een concrete ‘call to action’.

Ingrediënten die ervoor zorgden dat hun indringende verhalen zowel de harten als de hoofden van de kijkers raakten. De gekozen opbouw en toonzetting werd door velen gewaardeerd.

Aanbevelingen
Als we deze uitgangspunten vertalen naar de situatie van scholen en besturen, komen we tot de volgende concrete aanbevelingen:

  1. Toon empathie
    Verplaats je in de schoenen van de ander. Realiseer je dat het voor zowel je teamlid als de leerling en zijn/haar ouders een ongewone situatie is die veel onzekerheid, improvisatie en spanning met zich meebrengt. Benoem dat het een lastige en onzekere tijd is die voor iedereen impact heeft. Geef voorbeelden van hoe het jou als afzender persoonlijk raakt en vertel dat je zelf ook het persoonlijke contact mist. Maar eerst: begin altijd met vragen hoe het met de ander gaat.
  2. Wees helder & eerlijk
    Maak zo duidelijk mogelijk wat de consequenties zijn van de huidige situatie en benoem ook wat je nog niet weet. Onderbouw je boodschap met feiten. En benoem ook de zaken waarover je je zorgen maakt en de vragen waarop je geen antwoord hebt. “Hoelang gaat dit duren?” “Wat betekent dit voor mijn schoolresultaten?” Zekerheid hierover is nog niet te geven.

  3. Benoem concrete oplossingen
    Geef aan welke oplossingen je kiest om de voorliggende uitdagingen aan te pakken. Benoem daarbij ook de dilemma’s waarmee je worstelt. Er is immers in deze ongewone situatie geen standaardoplossing. Door je persoonlijke afwegingen te beschrijven, wordt de communicatie persoonlijker en creëer je begrip.

  4. Communiceer regelmatig en op vaste momenten
    In tijden van onzekerheid is regelmaat van groter belang. Geef houvast door vaste momenten te kiezen voor je communicatie en communiceer minimaal één keer per week. Ook als er weinig nieuws is te melden. In deze bijzondere tijd is dát je communiceert misschien wel belangrijker dan wát je communiceert. Bouw die regelmaat ook in voor de interne communicatie en volg daarbij zo goed mogelijk vaste routines. Bent u op school gewend ’s morgens gezamenlijk de dag te openen, blijf dat nu dan ook doen. Sluit in de communicatie direct aan op maatregelen van het kabinet en geef aan welke gevolgen die hebben voor jullie. Door consequent te communiceren na een nieuwe kabinetsmaatregel, ontstaat er vertrouwen. “We kunnen erop vertrouwen dat ons bestuur begrijpt wat de reikwijdte is van deze maatregelen en dat het die vertaalt naar onze situatie.”

  5. Geef ruimte aan rituelen en vaste patronen
    Rituelen hebben een belangrijke sociale functie. Ze versterken de sociale band, gedeelde ervaring, orde en structuur: allemaal zaken die juist nu heel belangrijk zijn. Ook binnen het onderwijs. Daarom is het belangrijk om ook in deze tijd, waarin we veel achter computers zitten, bepaalde gebruiken en rituelen in stand te houden. Is er iemand jarig? Of het nu een teamlid is of een leerling, besteed er aandacht aan! Heeft iemand iets bijzonders gepresteerd? Is een collega 25 jaar in dienst? Vier het! Blijf successen vieren en laat feestelijke momentjes niet ongemerkt voorbijgaan.

  6. Maak de mijlpalen en resultaten zichtbaar
    Onderwijsteams zijn versneld door de huidige situatie overgestapt op les op afstand. Als we de verhalen horen uit de praktijk, is dat niet altijd zonder slag of stoot gegaan, maar het is wel gebeurd! Bewonderenswaardig hoe een hele sector zich zo snel aanpast aan de gewijzigde omstandigheden. Benoem welke bijzondere resultaten uw teams hebben bereikt. Op individueel niveau: door complimenten te geven. Én in bredere zin. Laat dergelijke hoogtepunten dus ook weten aan de ouders en de leerlingen. Hiermee stimuleer je de gezamenlijke trots. Gebruik bestaande kanalen als digitale nieuwsbrief, website en sociale media om deze mijlpalen te delen met een grotere groep.

  7. Houd rekening met elkaar
    De gezondheidscrisis vraagt wat van ons allemaal. Maar niet in gelijke mate. Gezondheidsproblemen in de directe omgeving, de combinatie van een gezin met jonge kinderen en werk, zelf ziek worden… De ene collega heeft meer te verstouwen dan de andere. Bovendien is de één ook wat stressbestendiger dan de ander. Houd hier rekening mee door in de communicatie begrip te tonen en verschil te durven maken. De school draaiende houden is een teaminspanning waar collega’s naar vermogen aan bijdragen. Waardeer inzet, niet alleen resultaat.

 Door oprecht, empathisch, duidelijk en consequent te communiceren bouw je vertrouwen op. Dat wordt niet alleen nu gewaardeerd, maar zeker ook in de periode na corona!

Peter van Leeuwen is adviseur op het gebied van communicatie, marketing en branding. Hij werkt onder meer voor B&T.

Deel dit bericht

Reacties

  1. Ward de MoorWard de Moor Schreef op 20 april 2020 om 15:33:28

    Zeer herkenbaar Peter. Veel van de tips brengen we al in de praktijk bij onze communicatieopleiding, maar het kan altijd (nog) beter!

Plaats een reactie

Italic en bold

*Dit is italic*, en _dit ook_.
**Dit is bold**, en __dit ook__.

Links

Dit is een link naar [Procurios](http://www.procurios.nl).

Lijsten

Een lijst met bullets kan worden gemaakt met:
- Min-tekens,
+ Plus-tekens,
* Of een asterisk.

Een genummerde lijst kan worden gemaakt met:
1. Lijst-item nummer 1.
2. Lijst-item nummer 2.

Quote

Onderstaande tekst vormt een quote:
> Dit is de eerste regel.
> Dit is de tweede regel.

Code

Er kan een blok met code worden geplaatst. Door voor de tekst vier spaties te plaatsen, ontstaat een code-block.