Hell Weak? Hell Week!

Hell Weak? Hell Week!

7 september 2016 - door Jade Wissink - 1 reactie

Hell-Weak-foto-2.jpg

Collega’s staan dagelijks aan je bureau met communicatievragen, de directeur roept je binnen om ‘even bij te praten op dat ene issue’ en je telefoon rinkelt elk uur wel een keer – concentratie en echte focus op de doelen die je jezelf voor die dag of week gesteld had is ver te zoeken… Herkenbaar? Neem een break van de dagelijkse sleur en organiseer een Hell Week! Met je communicatieteam een week op een externe locatie je laten inspireren door elkaar en de nieuwe omgeving. Alle plannen voor het komend half jaar uitwerken, alle mensen die je daarvoor nodig hebt op ‘audiëntie’ laten komen in je nieuwe kantoor-voor-een-week en je zult zien hoeveel je dan voor elkaar krijgt.

Wij zijn fan: na een vijfdaagse Hell Week met de communicatieteams van de grote waterveiligheidsprojecten in Nederland ligt er nu een complete overkoepelende communicatiestrategie 2017-2020, we hebben onze visie op programmacommunicatie herzien, onderliggende jaarplannen per programma voor 2017, is de productie van 5 nieuwe middelen opgestart, hebben we een vernieuwde PR-strategie, contentstrategie en ideeën voor impactvolle events en campagnes. En we zijn enorm geïnspireerd!

We hebben er ook veel van geleerd – de do’s & don’ts en haves & musn’t haves hebben we voor je op een rijtje gezet, komt-ie:

Tip 1: Bereid je Hell Week goed voor
Maak met elkaar en doelen-lijst: aan welke to do’s gaan jullie werken? Wie heb je daarvoor nodig en welk voorwerk moet gedaan worden om het tijdens Hell Week te kunnen uitwerken? Op basis van de doelen-lijst en benodigde mensen maak je vooraf een planning voor het hele team, zo weet iedereen wie wanneer waaraan werkt en wie daarvoor nodig zijn of op bezoek komen. En niet vergeten: heeft iedereen een laptop met benodigde inlogsystemen tot zijn beschikking? En ook belangrijk: iedereen, maar dan ook iedereen veegt z’n agenda leeg en is de hele week aanwezig.

Tip 2: Zorg voor een inspirerende locatie – mét lekkere koffie en lunch
Weg uit je vertrouwde kantooromgeving doet wonderen voor je creativiteit. Zorg voor een rustige plek met goede wifiverbinding, waar je met zijn allen aan een lange tafel kunt werken, en een of meer aparte ruimtes voor een brainstorm met een deel van je team of voor je afspraken. Dit hoeft helemaal niet duur te zijn: elke stad heeft zo zijn eigen inspirerende flexwerkplekken voor een flex prijsje. Een tuin of buitenplaats erbij is ook een pré: even in de frisse lucht je telefoontjes plegen of buiten met een kop koffie een overleg hebben is goed voor de concentratie. En een lekkere lunch kan niet ontbreken om weer op te laden - en dan ook echt even alle computers op slaapstand en samen lunchen.

Tip 3: Organiseer elke dag een duidelijk start en afsluit-moment
Wij begonnen elke dag met een dagstart: wat willen we vandaag bereiken, wie heeft hulp van wie nodig? En de afsluiting: wat is er bereikt, wat gaan we morgen aanpakken en hoe komt alles bij elkaar samen? Op een flipover houd je de persoonlijke doelen van je teamgenoten bij, zo werk je ook nog eens accountable.

Tip 4: Nodig mensen uit die je nodig hebt
Communicatieactiviteiten organiseer je natuurlijk niet met oogkleppen op: onze directeur hebben we uitgenodigd om een sessie met ons mee te doen, we hadden collega’s van ons ministerie nodig voor een aantal producten, maar ook een onderzoeksbureau, ons webbureau en collega’s van de NS kwamen op bezoek om een aantal activiteiten samen met ons uit te werken. Dat is inspirerend en ook gewoon leuk: je maakt je omgeving deelgenoot van je Hell Week wat zorgt voor een positieve pressure cooker buzz.

Tip 5: Organiseer de nodige breaks, met fun
Net als op kantoor, kun je ook tijdens Hell Week niet 8 uur per dag non-stop geconcentreerd bezig zijn. Naast de dagelijkse lunchmomenten, organiseerden we op dinsdag aan het eind van de dag een teamborrel (‘dat breekt zo lekker de week’) en hadden we op donderdag een walking lunch met een storyteller – hartstikke inspirerend en fun, om daarna weer vol goede moed verder te kunnen.

Tip 6: wrap-up, oogst en deel
Na een vijfdaagse Hell Week hadden we flink wat doelen behaald. De tweede helft van de vijfde dag is om te oogsten en verschillende producties samen te brengen. En natuurlijk om te delen: met de directie, collega’s en de mensen die op bezoek zijn gekomen. Je rond het gezamenlijk af en presenteert de resultaten aan elkaar en je opdrachtgevers. Wij voegden daar nog een fun element aan toe: een foto-film van de week, met foto’s van de brainstorms, pitches en afspraken. In een minuut zelf in elkaar gedraaid met één van de vele movie-maker apps. Zo wordt Hell Week toch ook een beetje hemels. Volgend jaar weer!

 

Jorien Douma en Jade Wissink – communicatiemanagers bij Rijkswaterstaat voor nationale infraprojecten tegen overstromingen.

Deel dit bericht

Reacties

  1. Betteke van rulerBetteke van ruler Schreef op 13 september 2016 om 15:55:51

    Wat een super idee! Het kan niet anders dan effectief zijn, zowel qua inhoud als qua fun.

Plaats een reactie

Italic en bold

*Dit is italic*, en _dit ook_.
**Dit is bold**, en __dit ook__.

Links

Dit is een link naar [Procurios](http://www.procurios.nl).

Lijsten

Een lijst met bullets kan worden gemaakt met:
- Min-tekens,
+ Plus-tekens,
* Of een asterisk.

Een genummerde lijst kan worden gemaakt met:
1. Lijst-item nummer 1.
2. Lijst-item nummer 2.

Quote

Onderstaande tekst vormt een quote:
> Dit is de eerste regel.
> Dit is de tweede regel.

Code

Er kan een blok met code worden geplaatst. Door voor de tekst vier spaties te plaatsen, ontstaat een code-block.