Zo organiseer je een event met impact

Spant Event Design 705x220.jpgdinsdag 19 maart 2019 11:53

Een event organiseren dat impact maakt? Dan moet een event volgens Marga Groot Zwaaftink, directeur van Event Design Collective Nederland, een verandering teweeg brengen. "Een event dat niets verandert, had niet georganiseerd hoeven worden. De bezoekers van jouw event moeten na afloop iets geleerd hebben, een stap verder zijn, anders tegen een situatie aan kijken. Het is belangrijk dat het event – en de verandering die je ermee teweeg wilt brengen - ingebed is in een groter geheel. Het moet onderdeel zijn van je communicatiestrategie."

Door Spant!

"Een event organiseren dat écht iets teweeg brengt doe je door bewuste keuzes te maken en risico's te nemen. Zo geef je bezoekers meer dan ze verwachten", zegt Marga. Zij werkt volgens de methode 'Event Canvas' waarbij je gestructureerd op zoek gaat naar de behoeftes van eventbezoekers. "Als eventdesigner wordt er ook steeds meer van je verwacht", zegt Marga. "Potentiële bezoekers denken drie keer na voor ze zich inschrijven voor een event. 'Wat levert dit mij op? Wat leer ik daar?' Terechte vragen natuurlijk. Daarnaast hebben we in Nederland te maken met een kritisch publiek. Ik werk ook in het buitenland. In Frankrijk of China bijvoorbeeld, zijn mensen nog bereid om gedwee naar een matige spreker te luisteren. In Nederland zie je mensen meteen naar hun smartphone grijpen of gewoon weggaan." Wie een event organiseert moet het dus goed doen. En een goed event begint met een goed fundament. Marga: "Als je een huis bouwt, zeg je ook niet tegen de aannemer 'doe mij maar een huis met drie slaapkamers'. Dan laat je een architect een bouwtekening maken. En een goede architect zal jou uitvragen naar jouw situatie: ‘Wat vind je belangrijk, wat is je toekomstbeeld?’ Zo moet je ook de organisatie van een event aanpakken. De energie die steekt in het definiëren van het doel, de strategie en de output, verdient zich dubbel en dwars terug."

Stakeholdersanalyse
Om een goed fundament neer te kunnen zetten, begint Marga met een stakeholdersanalyse. "De stakeholders van een event zijn niet alleen je bezoekers, ook je sponsoren en medeorganisatoren. Om inzicht te krijgen in de behoeftes van je stakeholders - bijvoorbeeld je potentiële bezoekers – formuleer je de belangrijkste drie. Aan de hand van het Event Canvas-model, kruip je in de huid van die stakeholders. Je stelt vragen als: 'Wat speelt er momenteel in zijn vakgebied? Met welke vraagstukken heeft hij nu te maken? Wat moet hij oplossen? Hoe ziet zijn werk er over vijf à tien jaar uit? Waar droomt hij van?' Maar je kijkt ook naar de randvoorwaarden. Wat moet deze potentiële bezoeker doen om bij dit event aanwezig te zijn? Wat kost het hem? Zo kom je tot de kern van zijn behoeften en motivatie. Vervolgens ga je vanuit die kern je event opbouwen. Wat is het belangrijkste doel van je event? Wat wordt de leerstijl? Is dat kennisoverdracht, het aanleren van nieuwe vaardigheden of een attitudeverandering? Die leerstijl is de leidraad van je event. Dit helpt je om steeds bij je kern te blijven. Iedereen die ooit een event heeft georganiseerd herkent zeker de brainstorm waarin ieder lukraak ideeën roept. De één weet nog een leuke spreker, de ander herinnert zich een leuke locatie, weer een ander was zo enthousiast over een act die ze onlangs had gezien. Voor je het weet rijg je deze ideeën aan elkaar en gaat je event 'wapperen'. Met zo’n leidraad zorg je ervoor dat de intentie helder is en kun je heel gemakkelijk 'nee' zeggen tegen ideeën. Deze methode helpt je ook om in één minuut de kern van het evenement uit te kunnen leggen."

Verandering
Wat maakt een event nu een event met impact? Volgens Marga is dat een event dat een verandering teweeg brengt. "Een event dat niets verandert, had niet georganiseerd hoeven worden. De bezoekers van jouw event moeten na afloop iets geleerd hebben, een stap verder zijn, anders tegen een situatie aan kijken. Ook die gewenste verandering moet je formuleren." Een event dat impact heeft op bezoekers staat nooit op zichzelf, benadrukt Marga. "Het is belangrijk dat het event – en de verandering die je ermee teweeg wilt brengen -  ingebed is in een groter geheel. Het moet onderdeel zijn van je communicatiestrategie. Zorg dus dat je vooraf, maar ook achteraf, met je bezoekers communiceert. Het eerste contactmoment, de uitnodiging van je event, is het begin van het verhaal dat je wilt vertellen. Dat is iets om goed bij stil te staan."

Neem risico's
Een event met impact is een event waar bezoekers meer krijgen dan ze verwachten. "Als je in een evaluatie van je bezoekers een 7 krijgt, heb je iets niet goed gedaan", vindt Marga. "Een 7 is eigenlijk al niet meer voldoende. Een event dat een 9+ scoort, dat blijft hangen. Dat zullen bezoekers zich jaren na dato nog herinneren. De lat ligt hoog, dat realiseer ik mij, maar dit is wel wat er van een eventorganistor verwacht mag worden. Om een 9+ te bereiken moet je in ieder geval bereid zijn om risico's te nemen. Laatst heb ik er samen met een opdrachtgever voor gekozen om echt voor reflectie en verdieping te kiezen. Dat betekende dat we kozen voor een stille locatie; bij binnenkomst moesten alle deelnemers hun smartphones inleveren. Dat moet je durven hoor, om die 'lifeline' van je bezoekers door te snijden. Maar het had wel impact! Bezoekers werden die dag echt op zichzelf teruggeworpen. Denk je eens in hoe waardevol dat is. Nu zeg ik niet dat je dit bij alle events moet doen. Integendeel. Je moet het doen als het bij de kern bij van je event past. Waar het om gaat, is dat je alles bewust doet en niet zomaar omdat het leuk is of bij een ander event goed heeft  gewerkt."

Vitamine G
Geen event is hetzelfde, dat weten ze ook bij Spant. De juiste vragen stellen, strategisch meedenken met opdrachtgevers, een event zo invullen dat de boodschap zo goed mogelijk tot zijn recht komt, dat is wat de accountmanagers van Spant dagelijks doen. Soms komen ze tot de conclusie dat een event niet in Spant zelf, maar beter bij FIER kan worden gehouden. FIER is een fortwerk uit 1868 dat in 'de achtertuin' van Spant ligt en dat sinds vorig jaar door Spant wordt geëxploiteerd. "Een oase van rust", zo omschrijft locatiemanager Hella van Zijtveld FIER. "Als je via de poort dit culturele erfgoed binnenloopt, stap je echt een andere wereld binnen. Je wordt niet alleen omgeven door de historische gebouwen, maar je zit ook midden in de natuur. Hier hoor je de vogels fluiten en de bladeren ritselen. Je komt hier voor de rust en om jezelf op te laden. Vitamine G - van groen - noemen we dat." FIER is in veel opzichten het tegenovergestelde van Spant. Opdrachtgevers kiezen dan ook heel bewust voor FIER, merkt Hella. "Deze locatie moet passen bij je event. FIER is niet geschikt voor alle bijeenkomsten. Je zult hier niet snel een chique galadiner houden; het wordt vaak gekozen als locatie voor teamsessies of 'heisessies' Je kunt je echt terugtrekken uit je dagelijks werk.” De sfeer van FIER doet iets met de bezoekers. "Ik zie dat sommige bezoekers van zakelijke evenementen even moeten wennen, maar na de eerste verbazing zie ik ‘de mannen in pakken’ echt ontdooien. Altijd mooi om te zien." 

Het volledige blog van Spant lees je hier.

   

« Terug

Reacties op 'Zo organiseer je een event met impact'

Geen berichten gevonden

Log in om te kunnen reageren op nieuwsberichten.