Het congres en de gebaande paden, dat kan toch anders? 

landscape wouter hart.jpgdinsdag 07 augustus 2018 10:54

Ook de communicatiebranche bezoekt graag congressen. Kennis delen, inspirerende keynote speakers en hopelijk nieuwe waardevolle contacten opdoen. We gaan voor inhoud in ruil voor een vaak duurbetaald kaartje. Maar wat was het resultaat van het laatste congres dat je bezocht? Wat waren jouw doelstellingen en waren die na afloop bereikt? Joost Callaars: “Ik vind het rendement van een congres vaak te weinig en denk dat het anders kan. Door de inzet van eenvoudige techniek moet het congres naar een hoger niveau getild worden en beter aansluiten bij de behoeften van de deelnemers.”

Door Herman Grendelman

Aan het woord is Joost Callaars. Oprichter van 'Owello', een bureau dat antwoorden formuleert op praktische vragen door inzet van techniek. Het naar een hoger plan tillen van het congres is een doelstelling waar Callaars zich mee bezig houdt middels 'Yellenge'.

"Als bezoeker van een congres merkte ik dat het te vaak eenrichtingsverkeer was. De spreker op het podium is een expert op zijn of haar vakgebied en steekt zijn verhaal af. Maar er komen ongetwijfeld vragen en hoe daar mee om te gaan? Het is natuurlijk onmogelijk om met driehonderd mensen in de zaal iedere vraag te beantwoorden. En wat als iemand wat introverter is en het lastig vindt om in een congreszaal de microfoon ter hand te nemen? Resultaat: te veel onbeantwoorde vragen, te veel gemiste kansen."

Vragen en antwoorden
"Natuurlijk zijn er de digitale stemkastjes die een meerkeuzevraag voorleggen en een taartdiagram op het scherm tonen, maar is dit een gimmick of een toevoeging op inhoud? Ik vind dat je als congresorganisator jezelf de vraag moet stellen: hoe geef ik invulling aan de behoeften van de deelnemers in de zaal? Theoretisch zou het antwoord kunnen zijn dat iedereen de ruimte krijgt om vragen te stellen, waarna de spreker iedere vraag voorziet van een antwoord. Dan betrek je de deelnemers optimaal en geef je de spreker de ruimte om te excelleren."

Iedereen een vraag laten stellen lijkt wat krap, daar de gemiddelde keynote slechts drie kwartier duurt. Maar dit is wat Callaars bedoelt met het invulling geven aan de behoeften van de deelnemers. "Het klopt, die tijdspanne is ook kort, maar met een event app is het makkelijk en laagdrempelig om vragen te stellen (ook voor de introvertere deelnemers) en te verzamelen. We kunnen in dit digitale tijdperk toch eenvoudig de antwoorden later toesturen? Voor de organisator van het congres meteen een fraaie follow-up. Niet de mailing met de gebruikelijke, vaak commerciële, inhoud, maar het congres op inhoud verlengen. Beschouw de keynote niet als een half uur spreektijd die je als organisator inkoopt, maar als een onderdeel van het programma dat bijdraagt aan je doelstelling. En met de antwoorden als follow-up creëer je vervolgens een digitaal magazine, waarmee je als organisator van toegevoegde waarde bent na het congres. Een community vormen, kennis delen en de dialoog gaande houden, dat is waar het om gaat."

Maar dan blijf ik bij de vraag: hoe stelt iedereen zijn vraag? Callaars: "Iedereen kan zijn vraag stellen via een toegankelijke app. Gedurende de keynote, maar ook al voorafgaand moet dit mogelijk zijn. De spreker kan deze dan op voorhand al meenemen in zijn presentatie. Zo kom je tot een keynote-op-maat. En worden niet alle vragen beantwoord, verzamel ze dan voor een succesvolle follow-up."

Programma
Callaars vindt dat ook het samenstellen van het programma veel meer op behoefte kan worden afgestemd. "Ook hier zie je dat de gebaande paden worden betreden. Een programma wordt samengesteld vanuit de vraag: Wat vinden mijn deelnemers vermoedelijk interessant? Ik ga vervolgens als organisator op de stoel van de potentiële deelnemer zitten om deze vraag te beantwoorden. Het antwoord is dan een lijst met sprekers waarvan ik denk dat die de bezoekers interesseren, maar waarom laat ik de bezoekers hier zelf geen keuze in maken? Richt een deel van het programma in, maar laat het grootste deel open. Presenteer mogelijkheden of opties, zoals een poule van vijftig sprekers waarvan er uiteindelijk tien worden geboekt op basis van de getelde stemmen. Een registratiesysteem opzetten en vervolgens een programma samenstellen op basis van wat de deelnemer graag zou zien; ik vind dat niet meer dan logisch."

User driven data en events
"Uiteindelijk zullen we zien dat congressen door nieuwe technieken veel meer aansluiten op de behoeften van deelnemers", stelt Callaars. "Ik noem ze user driven events. De data die de deelnemer aanlevert als input gebruiken voor de invulling van het congres. En gaat het congres van start, ook dan user driven data gebruiken om interactie te bewerkstelligen en bij te sturen naar behoefte."

Yellenge is partner van C-DAY, hét nationale vakcongres voor communicatieprofessionals georganiseerd door Logeion.

« Terug

Reacties op 'Het congres en de gebaande paden, dat kan toch anders? '

Geen berichten gevonden

Log in om te kunnen reageren op nieuwsberichten.

Archief > 2018

oktober

september

augustus

juli

juni

mei

april

maart

februari

januari