Help, we krijgen een sociaal intranet
Geen enkele zichzelf respecterende organisatie kan nog om een sociaal intranet heen. Het is de nieuwe nieuwe media. Het biedt, zeker op papier, enorm veel voordelen. En het is misschien wel de belangrijkste (en volgens sommigen enige) manier om de doelstellingen van de interne communicatie te realiseren. Maar een sociaal intranet heeft ook een grote impact op de afdeling communicatie. Soms groter dan de gemiddelde communicatiemedewerker zich realiseert.
Belangrijk pluspunt van de sociale intranetten die op dit moment populair zijn: het bouwen kan snel. In de meeste gevallen is er sprake van een out-of-the-boxpakket, bereikbaar via ‘de cloud’ dat na uitpakken het logo en de huisstijlkleuren van de organisatie krijgt. En daar is niets mis mee. 90 procent van de functionaliteiten die elke organisatie nodig heeft, komen immers overeen. Dus waarom het wiel opnieuw uitvinden?
Heilige drie-eenheid
Er zijn verschillen in manieren van groeperen of organiseren. De bekende tijdlijn van Twitter en Facebook zie je in veel gevallen als kern van de berichtenstroom terug bij de Sociale intranetten. Trefwoorden en groepen staan centraal bij het ordenen en filteren van informatie.
Uiteindelijk draait alles om de heilige drie-eenheid: informeren, kennis delen en samenwerken. Plaats- en tijdonafhankelijk, dus optimaal toegankelijk op tablets en smartphones. Als het even kan graag ook beschikbaar als een app, dan zien we direct de nieuwe berichten en kunnen we chatten in de trein.
Rol van communicatie
De betrokkenheid van de afdeling communicatie bij de snelle invoer van het sociale intranet is (open deur) essentieel. Als het even kan in nauwe samenwerking met onze vrienden van ICT. Dat kost discussie, want ICT ziet sharepoint als het beste intranet. Dat is immers ook sociaal (te maken).
Als die hobbel genomen is, kun je als communicatieadviseur veel werk steken in het betrekken van collega’s. Wat verwachten zij van het nieuwe intranet? De gemeente Rotterdam organiseerde bijvoorbeeld 4 denksessies waar 125 van de 12.000 collega’s kwamen. Van hoog tot laag, iedereen mocht meedoen.
Uiteindelijk resulteerde dat in 2400 ideeën voor het nieuwe intranet, bijna vijf keer meer dan verwacht. Na de denksessies in februari en het in de zomer testen van twee voorbeeldintranetten (van verschillende leveranciers) werd in december 2015 het nieuwe sociale intranet gelanceerd.
Geen nieuwe middelen, maar nieuw gedrag
Na de lancering begint de echte verandering. Want zoals Clay Shirky al zei: “Revolution doesn’t happen when we adopt new tools, it happens when we adopt new behaviours.” Nieuw gedrag op alle gebieden.
Wat te denken van een drastische inkorting van de reactietijd van het webcare team op vragen via Social Media? Dankzij de groep #durftevragen op intranet is er in Rotterdam veelal binnen 20 minuten een bruikbaar antwoord. Terwijl vroeger de halve organisatie een ochtendlang afgebeld moest worden. Ander voorbeeld: de collega die dankzij haar ingevulde profiel met competenties een (nog leukere) baan binnen de organisatie kreeg aangeboden.
Geen hoofd-, eind- en webredacteur meer
Ook voor de afdeling communicatie betekent het sociale intranet een belangrijke revolutie: het intranet is niet (meer) van ons. In veel organisaties is de afdeling communicatie de hoofd-, eind- en webredacteur die bepaalt wat, hoe en waar informatie op het intranet komt. Met de komst van het sociale intranet is die dominante rol verdwenen.
Nu is elke werknemer zelf volledig de baas over de bijdragen en reacties. Slecht of goed geschreven, maakt niet meer uit. Als de inhoud onduidelijk is, kan elke collega direct een voor iedereen leesbare reactie plaatsen. Waarop iedereen ook weer kan reageren waardoor discussies open en overzichtelijk worden.
En directe controle is ook niet meer nodig: een sociaal intranet heeft een zelfreinigend vermogen dat grotendeels binnen de grenzen van de organisatiecultuur opereert en het soms, noodzakelijkerwijs, een beetje oprekt. Omdat het nieuwe tijden zijn.