Logeion zoekt een officemanager die ledenservice, organisatie en slimme processen soepel laat samenkomen
Ben jij iemand die overzicht houdt, snel schakelt en ziet hoe dingen slimmer kunnen? Dan maken we graag kennis met je. Bij Logeion, de Nederlandse beroepsvereniging voor communicatieprofessionals, zoeken we een officemanager die zorgt dat leden, collega’s, vrijwilligers en bezoekers goed worden geholpen én dat onze processen steeds beter lopen.
Als officemanager ben je, samen met je collega-officemanager, een belangrijk aanspreekpunt binnen het bureau. Je beantwoordt vragen, ondersteunt collega’s en helpt bij bijeenkomsten en administratieve processen. Tegelijkertijd kijk je verder dan de dagelijkse uitvoering: je ziet waar systemen, data of werkafspraken beter kunnen en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren.
Werken bij Logeion in een periode van transitie
Logeion is volop in beweging. We hebben recent Microsoft Dynamics als nieuw CRM-systeem in gebruik genomen en staan nu voor de volgende stap: het systeem verder inrichten, optimaliseren en echt benutten. Ons doel is repetitieve taken zo veel mogelijk te automatiseren, zodat er meer ruimte ontstaat voor persoonlijk ledencontact en inhoudelijke analyses. Als officemanager speel je hierin een sleutelrol. Jij kent de dagelijkse praktijk, weet wat er beter kan en vertaalt dat naar slimmere werkwijzen in het systeem. We zoeken daarom iemand die niet alleen goed is in uitvoeren, maar ook affiniteit heeft met CRM-systemen en het leuk vindt om mee te bouwen aan een betere organisatie.
Je werkt in een betrokken bureau met 9 medewerkers. De lijnen zijn kort, de sfeer is collegiaal en informeel, en er is veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. We houden van aanpakken, maar ook van een prettige werksfeer. Omdat we een kleine organisatie zijn, zoeken we iemand die zelfstandig werkt, prioriteiten kan stellen en graag meedenkt over hoe het beter kan.
Wat maakt werken bij Logeion interessant?
Logeion is het kennisnetwerk voor communicatieprofessionals. Met collega’s en vrijwilligers organiseren we jaarlijks meer dan 80 bijeenkomsten, congressen en netwerkactiviteiten. We maken vakblad C, bieden vakkennis aan onze leden, ondersteunen jonge professionals en zijn betrokken bij wetenschappelijk onderzoek in het communicatievak. Je werkt dus in een omgeving waar veel gebeurt en waar jouw bijdrage direct zichtbaar is.
Wat ga je doen?
- Ledenservice en relatiebeheer: je beantwoordt vragen van leden, relaties en bezoekers over lidmaatschappen, bijeenkomsten, facturen en andere administratieve zaken, telefonisch en per e-mail.
- Systemen en data: je bent bekend met onder meer Microsoft Dynamics, WordPress en/of Mailblue, of bent in staat je deze systemen snel eigen te maken. Je vindt het vanzelfsprekend om gegevens zorgvuldig vast te leggen en processen digitaal te ondersteunen.
- Procesverbetering: je signaleert waar werk slimmer, sneller of duidelijker kan en draagt bij aan betere workflows, heldere afspraken en betrouwbare leden- en klantgegevens.
- Ondersteuning van bijeenkomsten en projecten: je helpt bij de praktische organisatie van activiteiten, bijvoorbeeld met deelnemersinformatie, mailings, uitnodigingen, lijsten en afstemming met collega’s.
- Bureau- en kantoororganisatie: je zorgt dat de basis op orde is, van leverancierscontacten en facilitaire zaken tot praktische ondersteuning van collega’s.
- Meedenken en aanpakken: je krijgt ruimte om aanvullende taken op te pakken die passen bij jouw ervaring en talenten, bijvoorbeeld op het gebied van systemen, communicatie, planning of procesinrichting.
Wat breng je mee?
- Je hebt enkele jaren relevante ervaring in officemanagement, ledenservice, projectondersteuning, secretariaat, operations of een vergelijkbare rol.
- Je bent digitaal vaardig en leert nieuwe systemen snel kennen. Ervaring met CRM-systemen, CMS-systemen of e-mailmarketingtools is een duidelijke plus.
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, maar houdt tegelijk tempo in je werk.
- Je denkt in oplossingen, neemt initiatief en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat.
- Je communiceert prettig en professioneel met leden, collega’s, vrijwilligers en leveranciers.
- Je voelt je thuis in een kleine organisatie waar de praktijk soms vraagt om flexibiliteit en gezond verstand.
Wat bieden wij?
- Een functie van 24 tot 32 uur per week, met standplaats Den Haag.
- Een tijdelijk contract met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Salarisrange tussen € 3.700, – en € 4.300, – op basis van 40 uur afhankelijk van kennis en ervaring.
- Uitkering eindejaar bonus afhankelijk van de financiële resultaten en persoonlijk functioneren.
- Een goede pensioenvoorziening.
- Reiskostenvergoeding op basis van openbaar vervoer of een kilometervergoeding.
- Ruimte voor eigen initiatief, procesverbetering en persoonlijke ontwikkeling.
- Een collegiaal team in een vereniging met een relevant netwerk en een inhoudelijk sterk vakgebied.
Goed om te weten
De werktijden vallen in principe van maandag tot en met donderdag tussen 9.00 en 17.30 uur. We zijn flexibel als aanpassing wenselijk of nodig is, zolang de bezetting en bereikbaarheid goed geregeld blijven.
Ons kantoor ligt in het Statenkwartier in Den Haag, tegenover het World Forum, en is goed bereikbaar met het openbaar vervoer en met de auto.
Zie jij jezelf werken bij Logeion?
Stuur dan je cv en motivatie naar Meindert Jan Krijnsen, directeur van Logeion, via mjkrijnsen@logeion.nl. Je mag ook eerst mailen of bellen via 06-53169017 als je vragen hebt of wilt verkennen of de functie bij je past.