Nederland is slechtste jongetje van de klas geworden

De brief aan de Tweede Kamer.

Ik baseer mijn mening op mijn ervaring in de communicatiebranche waarin ik ruim vier jaar werkzaam ben geweest. Als senior adviseur en mediastrateeg bij een communicatieadviesbureau dat in de publieke sector actief was, heb ik menigmaal de ‘eer’ gehad aan aanbestedingsprocedures te mogen deelnemen. Het was bepaald geen pretje. Verder was het overigens een prachtige tijd bij dat bureau, maar dan vooral omdat we mooie opdrachten haalden uit ons eigen netwerk. Inmiddels heb ik een andere werkgever waar ik geen last meer heb van aanbestedingen. Maar wanneer ik de media volg, hoor en lees ik ook vergelijkbare klachten uit heel andere sectoren, zoals de bouw en de ict.

Kern van de ellende

Kern van alle ellende is dat in het huidige Nederlandse regime van aanbestedingen dermate veel drempels gelden, dat veel bureaus en bedrijven bij voorbaat de moed opgeven om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure. Er blijft dus een relatief select gezelschap over, dat daardoor juist meer ervaring krijgt in het deelnemen aan aanbestedingsprocedures.

Deze happy few krijgen aldus de grootste en lekkerste stukken van de overheidstaart, die ondanks alle bezuinigingen nog altijd groot is. Kleinere bureaus en bedrijven, laat staan zelfstandigen, komen zelden of nooit in beeld. Tenzij ze samenwerken met grotere bureaus. Maar dan hebben ze niet zelf de ‘lead’ en zijn ze grotendeels afhankelijk van de kruimels die de grotere spelers overlaten.

Wat zijn nu precies de drempels?

Het is uiteraard volstrekt logisch dat deelnemers aan een aanbestedingsprocedure allerlei gegevens moeten opgeven, zoals de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, omzet- en winstcijfers, kennis en ervaring van het bureau/bedrijf en de opleiding van personeelsleden. Ook is het voor te stellen dat een inschrijver een aantal projecten moet beschrijven dat in het recente verleden is uitgevoerd en dat betrekking heeft op de aard en omvang van de opdracht in de aanbesteding.

Maar dan. Overheidsinstanties schromen niet om de inschrijvers cases te laten oplossen die verdacht veel lijken op de werkelijke opdracht. Per keer kan het zelfs gaan om meerdere cases. Daarbij moet ook worden gezegd wie de projectleider en de medewerkers zijn die de opdracht gaan uitvoeren, wat de organisatorische en budgettaire mogelijkheden zijn en wat het effect van de strategische aanpak in de cases op de doelgroepen zal zijn. Kortom, in feite moet de deelnemer aan de aanbestedingsprocedure zich volledig bloot geven, zonder dat er enig zicht is op succes. Namelijk dat je de aanbestedingsprocedure wint.

Ondertussen krijgt de opdrachtgever wel van alle kanten gratis informatie over de wijze waarop de opdracht in werkelijkheid kan worden uitgevoerd. Voor niets gaat de zon op zou je zeggen, maar bij de Nederlandse overheid (op alle niveaus) denken ze kennelijk dat bureaus en bedrijven onuitputtelijke geldbronnen hebben om de cases volledig in te vullen. En een vergoeding geven aan de bureaus die afvallen? Vergeet het, het is vrijwel altijd voor eigen rekening en risico.

Loterij met te veel ‘nieten’

Goed, je kunt al deze inspanningen beschouwen als een investering. Immers, voor elke vorm van acquisitie moeten er tijd en menskracht worden uitgetrokken. Het betaalt zichzelf terug, zou je denken. Bij aanbestedingsprocedures is dat helaas zelden of nooit het geval. Het is een loterij met te veel ‘nieten’.

Nog meer drempels. Soms gelden er extreem korte deadlines. Of je maar even binnen anderhalve week kunt leveren. Soms duurt de procedure juist eindeloos lang. En worden tussentijds de spelregels gewijzigd. Er komen dan wijzigingsformulieren waaraan geen touw is vast te knopen. Soms maakt de opdrachtgever fouten. In namen, adressen, data en relevante feiten voor de deelname aan de aanbesteding. Wanneer je gedurende de rit inhoudelijke of procedurele vragen hebt, mag je die niet tussentijds telefonisch of via de email stellen. Nee, je moet alle vragen in één keer stellen vóór een bepaalde datum. Vreemd genoeg ligt deze datum soms zó ver in de tijd, of komen de antwoorden zó laat, dat de deadline voor de aanbesteding al angstvalig dichterbij komt. Met andere woorden: aan de antwoorden heb je niet zo gek veel meer bij het invullen van de honderden vragen en het oplossen van de cases. Je moet dus maar gokken dat je de vragen en opgaven goed hebt begrepen.

Tot slot: de beoordeling van de uiteindelijke inzendingen is volstrekt ontransparant. Natuurlijk staat er keurig vermeld welke punten je kunt scoren voor elk onderdeel. Wat daarbij opvalt is dat de economische redenen vrijwel altijd de hoofdmoot vormen. Ofwel: je kunt inhoudelijk een briljant verhaal neerleggen, maar wanneer je in de ogen van de opdrachtgever te duur bent, leg je het af.

Dan de reden waarom je een bepaalde score krijgt. Die wordt vaak niet of heel kort gemeld. Wil je méér weten, dan moet je zelf contact met de betreffende ambtenaren opnemen. En daar heb je vaak geen zin meer in. Aan de kant van de opdrachtgever word je, met alle respect, afgescheept met de afdeling inkoop. Die zal ongetwijfeld veel weten van efficiënt inkopen, maar wat weten ze daar van strategische communicatie, tactiek, uitvoering, de inzet van middelen en dergelijke? In het beoordelingsteam zitten volgens de informatie die je krijgt kennelijk wel ambtenaren van een communicatieafdeling, maar die krijg je dus niet te spreken.

Soms zie je de score van andere deelnemers, maar vaak ook niet. Alleen krijg je dan de winnende score te zien. Die is vaak zó hoog, dat er bij de winnaar werkelijk ‘wondermen en –women’ moeten werken.

Champagnefles ontkurken

Wanneer je een aanbesteding onverhoopt wél wint, of bijvoorbeeld in de top-drie of top-vier eindigt, kan helaas nog niet de champagnefles worden ontkurkt. Immers, je behoort dan tot een poule van de zogeheten ‘prefered suppliers’. Dit betekent dat de opdrachtgever voor een periode van bijvoorbeeld twee jaar alle opdrachten onder drie of vier bureaus uitschrijft. Maar, u raadt het al, deze bureaus moeten per opdracht inschrijven en moeten dan maar afwachten of ze worden uitverkoren. Een déja vu van de bovenste plank.

De aanbestedingsregels moeten dus sterk worden vereenvoudigd. Dat is toch echt de taak van de landelijke politiek. Daarbij moet Nederland meerdere sporen volgen. Het kabinet moet zich in de Europese Unie (EU) veel sterker maken om de positie van het midden- en kleinbedrijf in aanbestedingsprocedures drastisch te verbeteren. Er loopt al wel een EU-initiatief maar dat is nog niet betekenisvol. Daarnaast moet het kabinet besluiten de huidige aanbestedingsregels in ons land terug te brengen naar het minimumvereiste dat de EU ons oplegt.

Ook moet er vanuit Den Haag schoon schip worden gemaakt met alle eigen invullingen die landelijke, provinciale, regionale en lokale overheidsinstanties aan de aanbestedingen hebben gegeven. Schrappen in de wildgroei aan drempels, dus. Tenslotte moet ook het aantal instanties dat onder de aanbestedingsregels valt drastisch worden ingekort. Een ministerie, provincie of gemeente, dat valt te begrijpen. Maar bijvoorbeeld een zelfstandige organisatie waarvan een overheidsinstantie aandeelhouder is of zelfs een op afstand geplaatste gemeentelijke dienst, moet die nou zo nodig onder al die absurde regels vallen? Laat toch het gezond verstand prevaleren. De gebruikelijke offertes, goede gesprekken en transparantie bij de beoordeling zijn meer dan voldoende.

Pas wanneer deze ‘Actie Opschoning Aanbestedingsregels’ in gang is gezet en de eerste resultaten zichtbaar worden, is het tijd om de champagnefles te ontkurken.

28 Maart 2011